स्टॉक का भौतिक सत्यापन कैसे करें, इसका सीधा तरीका है: गोदाम में रखा माल गिनें और उसे टैली के बुक स्टॉक से मिलाएं। भौतिक सत्यापन को अंग्रेज़ी में फिजिकल स्टॉक वेरिफिकेशन कहते हैं। इसके छह कदम हैं। पहला, गिनती का दिन तय करें और आखिरी बिल का नंबर लिख लें। दूसरा, एक बार में एक स्टॉक ग्रुप और एक गोदाम लें। तीसरा, गिनने वाले को सिर्फ आइटम के नाम और यूनिट दें, बुक स्टॉक नहीं। चौथा, गिनती को टैली के स्टॉक से मिलाएं और हर फर्क लिखें। पाँचवाँ, जिस आइटम पर शक हो, उसे दोबारा गिनवाएं। छठा, जो फर्क सच में है, उसकी एंट्री टैली में करें। जैसे बुक में 120 कार्टन हैं और गोदाम में 112 मिले, तो 8 कार्टन कम हैं, और ₹450 की लागत पर यह ₹3,600 की कमी है। कमी का कारण ढूंढे बिना किसी पर इल्ज़ाम न लगाएं, क्योंकि ज़्यादातर फर्क एंट्री की गलती से आता है।
Key Highlights
- भौतिक सत्यापन मतलब गोदाम का माल गिनकर टैली के बुक स्टॉक से मिलाना, एक ग्रुप और एक गोदाम एक बार में
- गिनने वाले को बुक स्टॉक न दिखाएं, वरना वह वही संख्या लिख देता है जो किताब में है
- फर्क पक्का होने पर टैली में एंट्री करें: गिनी हुई मात्रा के लिए फिजिकल स्टॉक वाउचर, या फर्क और रेट के लिए स्टॉक जर्नल
In This Article
- भौतिक सत्यापन क्या होता है
- भौतिक सत्यापन के 6 कदम
- ब्लाइंड गिनती क्यों ज़रूरी है
- टैली में एंट्री: फिजिकल स्टॉक वाउचर या स्टॉक जर्नल
- कमी और GST
- Takkada में गिनती
- Frequently Asked Questions
भौतिक सत्यापन क्या होता है
टैली में जो स्टॉक दिखता है, वह बिल, खरीद और ट्रांसफर की एंट्री से बनता है। इसे बुक स्टॉक कहते हैं। गोदाम की शेल्फ पर जो माल सच में रखा है, वह फिजिकल स्टॉक है। दोनों कई बार अलग हो जाते हैं: बिल गलत गोदाम पर बन गया, बॉक्स और पीस की यूनिट गड़बड़ हो गई, या कोई माल बिना बिल के निकल गया। भौतिक सत्यापन में माल गिनकर देखा जाता है कि बुक स्टॉक सही है या नहीं, और जहां फर्क है, वहां किताब को सच के हिसाब से ठीक किया जाता है।
यह आपकी अपनी गिनती है। बैंक या ऑडिटर का स्टॉक ऑडिट अलग काम है, जिसका तरीका वे खुद तय करते हैं। अपनी गिनती पहले से ठीक रखेंगे, तो वह काम भी आसान होगा।
भौतिक सत्यापन के 6 कदम
- तैयारी: गिनती का दिन तय करें, जब माल कम हिल रहा हो। आखिरी बिक्री बिल और आखिरी खरीद का नंबर लिख लें। रास्ते में या गाड़ी में लदा माल अलग रखें और अलग लिखें।
- एक ग्रुप, एक गोदाम: पूरा गोदाम एक साथ न गिनें। एक स्टॉक ग्रुप लें, जैसे "स्पेयर्स", एक गोदाम में, और उसे एक व्यक्ति को दें।
- बिना बुक स्टॉक देखे गिनती: गिनने वाले की सूची में आइटम का नाम और यूनिट हो, बुक स्टॉक नहीं। यूनिट वही रखें जो टैली में है, बॉक्स या पीस।
- फर्क की जांच: गिनती के बाद हर आइटम के सामने बुक स्टॉक, गिना हुआ और फर्क लिखें। फर्क मिले तो पहले एंट्री जांचें: गलत गोदाम, गलत यूनिट, स्कीम में दिया माल, बिना बिल की बिक्री।
- दोबारा गिनती: जिस आइटम पर शक हो, सिर्फ उसे दोबारा गिनवाएं, पहली संख्या बताए बिना।
- टैली में एंट्री: जो फर्क पक्का है, उसकी एंट्री लागत के रेट पर करें।
एक उदाहरण। "मेन गोदाम" में तीन आइटम गिने गए:
| आइटम | बुक स्टॉक | गिना | फर्क | लागत रेट | फर्क की कीमत |
|---|---|---|---|---|---|
| ब्रेक शू सेट (कार्टन) | 120 | 112 | 8 कम | ₹450 | ₹3,600 कम |
| क्लच प्लेट (पीस) | 60 | 60 | 0 | ₹820 | 0 |
| एयर फ़िल्टर (पीस) | 48 | 50 | 2 ज़्यादा | ₹380 | ₹760 ज़्यादा |
गिनती के दिन की पूरी सूची अंग्रेज़ी में physical stock verification checklist में है।
ब्लाइंड गिनती क्यों ज़रूरी है
ब्लाइंड गिनती मतलब गिनने वाले को पता नहीं होता कि किताब में कितना लिखा है। जब हाथ में स्टॉक समरी का प्रिंट होता है, तो जिस शेल्फ तक पहुंचना मुश्किल हो, वहां लोग प्रिंट वाली संख्या ही लिख देते हैं। कमी छुपी रह जाती है और आपको लगता है कि सब ठीक है। गिनती थोड़ी धीमी होती है, पर जो संख्या आती है वह सच्ची होती है।
दो बातें और। सूची में ज़ीरो स्टॉक वाले आइटम भी डालें, ताकि सूची से कुछ पता न चले। और जो व्यक्ति स्टॉक संभालता है, वही अकेला गिने और वही जांचे, ऐसा न रखें।
टैली में एंट्री: फिजिकल स्टॉक वाउचर या स्टॉक जर्नल
TallyPrime में फिजिकल स्टॉक वाउचर खोलने के लिए Alt+G दबाएं, Create Voucher चुनें और Ctrl+F7 दबाएं। F2 से गिनती की तारीख डालें, आइटम, गोदाम और बैच (अगर हों) चुनें, गिनी हुई मात्रा लिखें और Ctrl+A से सेव करें। टैली बुक स्टॉक को गिनी हुई मात्रा पर ले आता है। सारे ऐसे वाउचर Alt+G में "Physical Stock Register" लिखकर देखे जा सकते हैं।
| बात | फिजिकल स्टॉक वाउचर | स्टॉक जर्नल |
|---|---|---|
| क्या लिखते हैं | गिनी हुई मात्रा (112) | सिर्फ फर्क (8 बाहर, 2 अंदर) |
| फर्क कौन निकालता है | टैली खुद | आप, गिनती और बुक स्टॉक मिलाकर |
| रेट | एंट्री मात्रा की होती है | हर लाइन पर रेट आप डालते हैं, जैसे लागत |
| शॉर्टकट | Alt+G, Create Voucher, Ctrl+F7 | Alt+G, Create Voucher, Alt+F7 |
स्टॉक जर्नल में कमी वाला माल एक तरफ गोदाम से बाहर जाता है और ज़्यादा माल दूसरी तरफ अंदर आता है। ऊपर के उदाहरण में 8 कार्टन ₹450 पर बाहर (₹3,600) और 2 पीस ₹380 पर अंदर (₹760)। आपकी किताबों के लिए कौन सी एंट्री ठीक है, यह एक बार अपने CA से पूछ लें। यही कदम हिंग्लिश में Tally me physical stock kaise kare वाले लेख में हैं।
कमी और GST
अगर माल चोरी हो गया, खो गया या खराब होकर फेंकना पड़ा, तो उस माल पर लिया गया इनपुट टैक्स क्रेडिट आम तौर पर वापस करना पड़ता है। लेकिन अगर माल बिना बिल के बिक गया, तो वह नुकसान नहीं, बिक्री है, और उस पर टैक्स बनता है। कमी किस वजह से है, इसी से तय होता है कि GST पर क्या असर होगा। यह हर कारोबार के लिए अलग हो सकता है, इसलिए एंट्री से पहले अपने CA से पूछें।
Takkada में गिनती
Takkada के Physical Stock Count add-on में आप एक स्टॉक ग्रुप, एक गोदाम और एक व्यक्ति चुनकर गिनती सौंपते हैं। गिनने वाले के फोन पर आइटम के नाम और यूनिट दिखते हैं, बुक स्टॉक नहीं, और वह हर आइटम की गिनती लिखकर जमा करता है। आपको हर आइटम का बुक स्टॉक, गिना हुआ, फर्क और रेट साथ में दिखता है, और शक वाले आइटम को आप दोबारा गिनती के लिए भेज सकते हैं। मंज़ूर करने पर Takkada फर्क का स्टॉक जर्नल टैली के लिए बनाता है, कमी गोदाम से बाहर और ज़्यादा माल अंदर, लागत रेट पर, और उसे Takkada के Tally connector से टैली को भेजता है। बैच वाले आइटम गिने जाते हैं पर जर्नल में नहीं आते, उन्हें टैली में बैच के हिसाब से ठीक करें। पूरा तरीका फिजिकल स्टॉक वेरिफिकेशन वाले पेज पर है।
Frequently Asked Questions
Q: भौतिक सत्यापन क्या होता है?
A: गोदाम में रखा माल गिनकर टैली के बुक स्टॉक से मिलाना भौतिक सत्यापन है। जैसे बुक में 120 कार्टन हों और शेल्फ पर 112 मिलें, तो 8 कार्टन का फर्क है। पक्का होने पर इस फर्क की एंट्री टैली में की जाती है।
Q: स्टॉक की गिनती कितने दिन में करनी चाहिए?
A: व्यापारी के लिए कानून में कोई तय दिन नहीं लिखा, इसलिए अपने CA से पूछकर तय करें। जो माल तेज़ बिकता है या महंगा है, उसका एक ग्रुप हर हफ्ते या हर महीने गिनें, और बाकी सब साल में कम से कम एक बार, किताबें बंद होने से पहले।
Q: ब्लाइंड गिनती क्या होती है?
A: ऐसी गिनती जिसमें गिनने वाले को बुक स्टॉक नहीं बताया जाता, सिर्फ आइटम का नाम और यूनिट दी जाती है। इससे वह किताब की संख्या नकल नहीं कर पाता और असली कमी दिखती है। शक वाले आइटम की दोबारा गिनती भी पहली संख्या बताए बिना करवाएं।
Q: टैली में फर्क की एंट्री कैसे करें?
A: गिनी हुई मात्रा डालनी हो तो फिजिकल स्टॉक वाउचर (Alt+G, Create Voucher, Ctrl+F7) बनाएं। सिर्फ फर्क रेट के साथ डालना हो तो स्टॉक जर्नल (Alt+F7) बनाएं, जैसे 8 कार्टन ₹450 पर बाहर। कौन सी एंट्री ठीक है, अपने CA से पूछ लें।
गोदाम की गिनती फोन पर करवाएं
Takkada का Physical Stock Count add-on हर कंपनी के लिए अलग से चालू होता है, और इसकी कीमत आपके पार्टनर बताते हैं। पार्टनर से कीमत पूछें, या WhatsApp करें https://wa.me/919435977777, हम आपकी कंपनी के लिए चालू कर देंगे।